Accountancy & Administratiekantoren

Minder overtypen per klantdossier.

Minder overtypen per klantdossier.

Documentstromen van klanten automatisch gesorteerd en voorgecodeerd, terugkerende klantrapportages geautomatiseerd.

Documentstromen van klanten automatisch gesorteerd en voorgecodeerd, terugkerende klantrapportages geautomatiseerd.

Vrijblijvend · 30 minuten

Het probleem

Waar gaat de tijd naartoe?

Neem een administratiekantoor met zes medewerkers en honderdvijftig klanten. Elk kwartaal moet dezelfde stroom documenten erdoor. Het loopt bijna altijd op dezelfde vier plekken vast.

Aanleveringen die niet op orde zijn

Een map met foto's, een paar losse pdf's, een bonnetje in de mail. Sorteren voordat je kunt beginnen.

Achter documenten aan bellen

Elke deadline dezelfde ronde herinneringen naar dezelfde klanten, met de hand verstuurd.

Hetzelfde werk, honderdvijftig keer

Voorcoderen, controleren, rapportage opmaken. Per klant een kwartier dat bij elkaar dagen wordt.

Klanten die naar hun stand vragen

Hoe staat mijn btw ervoor, is de aangifte al weg. Antwoorden die in het dossier staan maar niet bij de klant.

Wat we automatiseren

Wat dit in de praktijk betekent

Wat dit in de praktijk betekent

Documenten van klanten automatisch gesorteerd, uitgelezen en voorgecodeerd.

Terugkerende klantrapportages automatisch samengesteld en verstuurd.

Vragen van klanten over hun dossier automatisch beantwoord op basis van de laatste stand.

Tijdwinst

Reken het zelf uit

Zet de schuiven op wat in jouw week klopt. Je krijgt een bandbreedte terug, want hoeveel er echt weg kan verschilt per kantoor.

Jouw week
Aanleveringen sorteren4 u/wk
Documenten voorcoderen4 u/wk
Herinneringen sturen2 u/wk
Klantrapportages opmaken3 u/wk
Klantvragen over het dossier2,5 u/wk
Realistisch te automatiseren
6–11uur per week

Van de 15,5 uur die je nu invult. Ongeveer 35–63 werkdagen per jaar.

Een bandbreedte, geen belofte. In de kennismaking kijken we welk deel in jouw situatie haalbaar is.

Aanpak

Zo werken we

Zo werken we

01

Kennismaken

Een kort gesprek over welk deel van de kwartaalstroom het meeste tijd kost.

02

Eén proces bouwen

Bijvoorbeeld alleen het sorteren van aanleveringen. Binnen een paar weken draait er een werkende versie.

03

Samen verder bouwen

Werkt het? Dan pakken we het voorcoderen en de rapportages erbij, in jouw tempo.

FAQ

Vragen die we vaak krijgen

Meestal wel. We koppelen aan je boekhoud- en salarissoftware, je scan- en herkenpakket en je klantportaal. Bij de kennismaking kijken we welke pakketten bij jou draaien en wat daarvan open staat.

Ja, en dat verandert niet. Het systeem sorteert, leest uit en zet klaar. De vakinhoudelijke beoordeling en de eindcontrole blijven bij jou en je team.

Dat is bij een kantoor als het jouwe de eerste vraag, en terecht. We werken met verwerkersovereenkomsten en spreken per proces af waar gegevens staan en wie erbij kan. Dat leggen we vast voordat er iets live gaat.

We beginnen met één proces. Een eerste werkende versie staat meestal binnen een paar weken, niet na maanden.

Dat hangt af van het proces. Voor het eerste project spreken we een vast bedrag af, zodat je weet waar je aan toe bent voordat we beginnen.

Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf doet?

Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf doet?

Een vrijblijvend gesprek van 30 minuten.